徐州医科大学试剂耗材采购实施细则（试行）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范学校试剂耗材采购管理工作，提高资金使用效益，根据国家、省采购相关法律法规，以及《徐州医科大学采购管理办法》，结合学校实际，制定本细则。
第二条 本细则适用于学校各类试剂耗材采购业务的全流程管理，核心目标为明确审批权限、规范各环节操作标准，以实现试剂耗材采购的合规性、高效性与可追溯性，保障科研及教学试剂耗材的及时供应与资金使用安全。
第三条 本细则所称试剂耗材主要包括在教学、科研工作中使用的易于消耗的各类实验药品、试剂、耗材、医疗器械、劳保用品、低值耐用品（不属于固定资产）等实验消耗性材料。
第四条 试剂耗材采购严格遵守以下基本原则：公开透明，简化流程；提高效率，避免风险；计划采购，按需适量。
第二章 管理机制和职责
第五条 试剂耗材采购工作遵循“谁采购、谁负责，谁管理、谁负责”的原则。
第六条 各管理部门职责及分工
该工作由资产管理处牵头组织，科学技术处、教务处、计划财务处、信息化处、审计处等部门共同配合实施。具体职责及分工如下：
（一）资产管理处：负责梳理教学科研试剂耗材采购流程，牵头建立采购、验收、审批环节相互制约机制，优化“试剂耗材管理平台”，完善“黑名单”制度，清退存在问题供应商。
（二）科学技术处：完善监督科研实验室试剂耗材采购、管理、领用等相关内控流程；
（三）教务处：完善监督教学实验室试剂耗材采购、管理、领用等相关内控流程；
（四）计划财务处：与资产管理处协同联动，完成财务系统与试剂耗材管理平台对接，做好单据审核及报销工作，实现“让信息多跑路，师生少跑腿”；
（五）信息化处：运用信息化手段，保障采购流程规范运转与有效监督，建立预警机制；
（六）审计处：负责通过开展项目审计，对涉及试剂耗材采购的执行情况实施监督。
第七条 项目采购单位是试剂耗材采购及管理使用的主体，负责本单位实验试剂耗材采购计划、费用支出、采购申请、分级审核、下单订货、到货验收、分发领用等工作环节的日常管理，并做好监督检查。
第八条 项目经费负责人是试剂耗材的直接管理人，负责实验试剂耗材采购的具体工作，并对试剂耗材采购事项的真实性和合理性负责。采购数量应根据实际工作需要确定，满足实验室安全条件要求。
第九条 采购工作需设置采购人、验收人和审批人，实行岗位分离，严禁一人同时负责采购与验收。采购人负责采购申请、下单订货、订单签收等，验收人负责验（收）货，审批人负责订单的审批。
第三章 采购方式
第十条 实验使用的教学、科研试剂耗材采购分为线上采购和线下采购。
（一）线上采购是登录学校“试剂耗材管理平台”，通过“试剂耗材管理平台”进行采购。
（二）线下采购须符合下列情景之一：
1.试剂耗材管理平台无对应供应商或无所需规格型号，且短期内无法引入供应商的特殊试剂耗材；
2.突发应急实验、临床科研救治等需24小时内紧急使用的试剂耗材（需提供应急情况说明，由项目采购单位负责人签字确认）；
3.国家管控类试剂耗材（如剧毒、易制毒、放射性试剂等）由实验室安全管理科统一采购使用。
第四章 采购程序
第十一条 发起申请
由采购人（课题组成员，原则上应为教师）通过采购账户登录试剂耗材平台，向意向供应商提交采购申请材料，明确标注试剂的具体明细（名称、规格、型号）、采购数量、预估单价及总金额等核心信息，确保申请内容真实准确。线下采购须填写《线下采购申请单》，经审批同意后进行相关采购行为。
第十二条 分级审批
审批环节实行“按金额分级审批”机制，根据单笔采购业务的总金额确定审批层级，各层级审批人需结合职责重点开展审核工作：
（一）单批次采购试剂耗材金额小于2万元的，可由课题组项目负责人直接审批，重点审核申请与项目需求的匹配性、预算额度的匹配情况及申请内容的合理性；
（二）单批次采购试剂耗材金额大于等于2万元，小于10万元的订单，由课题项目负责人所在二级单位领导审批，除审核申请合理性、预算匹配度外，需同步考量单位内部资源统筹情况；
（三）单批次采购试剂耗材金额大于等于10万元的订单，参照《徐州医科大学采购管理办法》（徐医大资字〔2025〕3号）规定执行。
第十三条 执行环节
采购人需登录“试剂耗材管理平台”，依据审批通过的申请信息执行采购操作。以线下方式进行采购的，采购单位应提前对供应商的经营资质和范围进行核查，单批次采购金额大于等于2万小于10万的应组成评审小组集体评定，并形成过程材料留存。
第十四条 线下备案
线下采购完成后，项目采购单位需在3个工作日内完成备案，上传以下材料：
（一）经审批通过的《线下采购申请单》扫描件；
（二）供应商资质文件（营业执照、经营许可证等）;
（三）报价单或采购记录（单批次大于等于2万元小于10万元）;
（四）线下采购验收单。
第五章 验收分发
第十五条 供应商按照订单信息将试剂耗材送货至项目采购单位指定地点，由专人签收，交叉验收，交叉验收时须严格按照采购申请内容，对试剂的规格、数量、包装完整性及质量状况等进行全面核对。验收合格后，线上采购由验收人完成线上确认，线下采购由验收人确认《线下采购验收单》，在试剂耗材管理平台进行备案。
第六章 财务报销结算
第十六条 采购人收货后,由供应商上传电子发票，系统将自动触发预约结算流程，并将电子发票及相关结算单据推送至财务系统，由财务部门开展后续的报销与账务处理工作。
第十七条 线下采购报销时需提供以下材料：
（一）经备案的《线下采购申请单》；
（二）报价单、采购记录（单批次大于等于2万元小于10万元）；
（三）《线下采购验收单》；
（四）合法有效发票。
第七章 监督管理
第十八条 采购工作人员须遵守国家法律法规及学校管理制度规定，相关职能部门通过试剂耗材管理平台随时查看各单位或课题组试剂耗材采购情况。
第十九条 学校纪检监察部门对项目采购单位、归口管理部门等责任主体，在试剂耗材采购实施过程中的监督履职情况进行“监督的再监督”，并根据工作需要，对部分采购工作进行现场监督。依法依规受理有关采购工作中的投诉举报，对涉嫌违规违纪违法行为进行调查处理。
第八章 附 则
第二十条 本细则自公布之日起施行。
第二十一条 本细则由资产管理处会同科学技术处、教务处、计划财务处共同解释。